Certificat constatator: cos'è e come si ottiene in Romania
Certificat constatator: cos'è e come si ottiene sono le prime due cose da sapere quando la banca o un cliente ti chiedono un documento sulla tua società rumena. È l'estratto ufficiale del Registro delle Imprese, l'equivalente della visura camerale. Qui trovi i tipi, come richiederlo online all'ONRC, cosa controllare quando arriva e cosa facciamo noi dalla piattaforma.
Cos'è il certificat constatator
Il certificat constatator è il documento ufficiale con cui l'Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) attesta i dati di una società così come risultano nel registro alla data di emissione. È la visura camerale rumena: una fotografia della società a una certa data, firmata dall'istituzione che tiene il registro.
Lo chiede chiunque voglia la prova che la società esiste e che la persona davanti a lui ha il potere di rappresentarla: la banca all'apertura del conto o per un fido, i clienti importanti prima di firmare un contratto, le commissioni delle gare pubbliche, i notai per una compravendita o una procura, i partner esteri che non sanno leggere il registro rumeno.
Non confonderlo con il certificat de înregistrare: quello è l'atto di nascita della società, con il codice fiscale (CUI), e si emette una sola volta. Il certificat constatator si emette ogni volta che serve e fotografa il registro al momento della richiesta. Se hai appena costituito la società, hai già visto la lista dei documenti per aprire una società in Romania; il certificat constatator è il primo documento che usi dopo.
I tipi di certificat constatator
Esistono tre tipi di certificat constatator e ognuno risponde a una domanda diversa. Il primo è quello con le informazioni sulla società: dati identificativi (denominazione, CUI, numero di iscrizione al registro), sede legale, soci con le rispettive quote, amministratori con i loro poteri, capitale sociale, oggetto sociale con i codici CAEN, durata e stato della società: attiva, sospesa, in scioglimento o cancellata. Puoi chiedere la versione base, con i dati essenziali, o quella estesa, con lo storico delle iscrizioni.
Il secondo è il certificat constatator per l'autorizzazione delle attività. Viene rilasciato sulla base della dichiarazione sotto la propria responsabilità depositata dalla società e dice quali attività puoi svolgere e dove: «la sediu», quando lavori davvero all'indirizzo della sede legale; «la terți» o «la beneficiari», quando l'attività si svolge presso i clienti o sul campo; oppure «nu desfășoară activitate la sediu», quando la sede è solo un indirizzo di corrispondenza. È il documento che chiedono gli ispettori e, spesso, i clienti dei settori regolamentati.
Il terzo sono i certificati per le unità locali (puncte de lucru): ogni sede secondaria registrata ha la propria autorizzazione, con le attività dichiarate lì. Un negozio, un magazzino o un ufficio aperto in un'altra città ha il suo certificato, separato da quello della sede legale.
Alla costituzione arriva insieme al CUI
Il certificat constatator di autorizzazione lo ricevi insieme al certificato di iscrizione, senza una richiesta a parte. Nel fascicolo di costituzione depositi la dichiarazione sotto la propria responsabilità su attività e sede, e l'ONRC emette, con l'iscrizione, il certificato che conferma esattamente ciò che hai dichiarato.
Per questo conta cosa scrivi nella dichiarazione. Scegli i codici CAEN tra le 651 classi del CAEN Rev. 3, un principale e fino a 8 secondari, e per ciascuno decidi dove si svolge: in sede, presso terzi o da nessuna parte. Se la sede è in un appartamento domiciliato, la scelta giusta è di solito «nessuna attività in sede» o «presso terzi»; se apri un laboratorio o un negozio, è «in sede», con i requisiti di funzionamento rispettati.
Sulla piattaforma Start4 la dichiarazione la prepariamo noi: dai codici che scegli nella fase di configurazione e dal tipo di sede, generiamo il modulo con il tipo di autorizzazione corretto; tu lo controlli e lo firmi. Il nostro avvocato deposita il fascicolo con procura, senza firma elettronica da parte tua, e in 3–7 giorni lavorativi ricevi il CUI e il certificat constatator insieme. Come scegliere i codici lo spieghiamo nella guida sui codici CAEN e come sceglierli.
Come si ottiene dopo: online o allo sportello
Dopo la costituzione, il modo più semplice è chiederlo online dal portale dell'ONRC: crei un account, cerchi la società per CUI o per nome, scegli il tipo di certificato e paghi la tassa. Il certificato arriva in formato elettronico, firmato dall'ONRC, e vale quanto quello cartaceo. Lo mandi alla banca o al cliente come file, senza timbri e senza viaggi in Romania.
La seconda strada è lo sportello dell'ufficio del registro presso il tribunale della provincia in cui la società è iscritta. Presenti una richiesta, paghi e ritiri il certificato su carta. Ha senso solo se qualcuno insiste sull'originale stampato.
Il rilascio richiede di norma pochi giorni lavorativi, a volte meno per la versione semplice online. Il certificato è a pagamento: la tassa è quella fissata dall'ONRC e dipende dal tipo richiesto.
Cosa controllare quando lo ricevi
La prima cosa da controllare è che i dati siano quelli di oggi. Il certificato riflette il registro, e una modifica che hai fatto ma non è ancora iscritta non compare. Se hai una pratica in corso, aspetta la risoluzione e solo dopo chiedi il certificato.
La seconda è la data di emissione. Banche, notai e commissioni di gara vogliono un certificato recente; uno dell'anno scorso viene respinto anche se nulla è cambiato. Non ordinarlo con troppo anticipo rispetto a quando lo userai.
La terza è lo stato della società: deve esserci scritto «funcțiune», cioè attiva. Se compare «suspendare», «dizolvare» o una nota di insolvenza, qualsiasi banca o partner si ferma. Controlla anche l'oggetto sociale: il codice CAEN che fatturi deve essere nella lista e, nel certificato di autorizzazione, deve essere autorizzato per il luogo in cui lavori davvero.
Tabella: quale certificat constatator serve in ogni situazione
Le situazioni in cui te lo chiedono, il tipo giusto e chi lo procura:
| Situazione | Quale certificat constatator | Chi lo procura |
|---|---|---|
| Apri il conto bancario della società | Con le informazioni, recente; alcune banche chiedono anche quello di autorizzazione | Alla costituzione arriva con il CUI; dopo, tu dal portale ONRC |
| Partecipi a una gara o a un appalto pubblico | Con le informazioni, di solito esteso, emesso di recente | Tu, dal portale ONRC |
| Cambi amministratore | Con le informazioni, nuovo, dopo l'iscrizione della modifica | Start4, con l'operazione al registro |
| Apri un'unità locale | Di autorizzazione per l'unità locale | Start4, con l'operazione al registro |
| Un cliente estero chiede la prova della società | Con le informazioni, in formato elettronico, più traduzione se serve | Tu, dal portale ONRC |
| Controllo delle autorità | Di autorizzazione per l'indirizzo in cui lavori | Lo hai dal fascicolo; Start4 lo aggiorna quando cambi le attività |
La regola semplice: quando la domanda è chi è la società, chiedi il certificato con le informazioni; quando è cosa fai e dove, chiedi quello di autorizzazione.
Errori comuni
L'errore più frequente è il tipo sbagliato: mandi alla banca il certificato di autorizzazione quando voleva i dati della società, o mostri a un controllo quello con le informazioni quando l'ispettore vuole vedere l'autorizzazione a quell'indirizzo. Chiedi a chi te lo domanda cosa vuole vedere, e solo dopo ordina.
Il secondo è il certificato vecchio. Un documento di sei mesi fa è vero storicamente, ma non prova nulla su oggi; le banche lo rifiutano. Il terzo, più serio: svolgi attività a un indirizzo per cui non hai autorizzazione, vendi dalla sede dichiarata «senza attività» o hai aperto un'unità locale non registrata. Il rischio è la sanzione al controllo e, in certi settori, lo stop dell'attività fino alla registrazione.
Il quarto è la confusione con il certificato di iscrizione. Il cliente ti chiede «il certificato della società» e mandi la copia del CUI: quella prova che la società è stata iscritta un giorno, non chi la rappresenta adesso. Quando qualcuno vuole la prova attuale della società, la risposta è quasi sempre il certificat constatator. E controlla la sede legale in Romania: un contratto scaduto compare nel certificato.
Come lo gestisce Start4
Dal tuo account Start4 chiedi le operazioni al registro che cambiano ciò che c'è scritto nel certificato: cambio di amministratore o di sede, cessione di quote, aggiunta di codici CAEN, apertura o chiusura di un'unità locale, aggiornamento della dichiarazione di autorizzazione. Prepariamo gli atti, l'avvocato deposita con procura e alla fine carichiamo nel tuo account la risoluzione e il nuovo certificat constatator.
La documentazione della società sta in un unico posto: atto costitutivo aggiornato, certificato di iscrizione, i certificat constatator emessi a ogni operazione, contratto della sede. Quando la banca chiede qualcosa, scarichi il file e lo mandi. L'elenco delle operazioni è nella pagina delle modifiche alla società.
Se la società non esiste ancora, parti da aprire una SRL in Romania: Start a 399 €, Business a 699 €, Premium a 999 €, tutti con la tassa ONRC di 152 lei inclusa. Tutto quello che offriamo è su start4.ro.
Domande frequenti
Cos'è il certificat constatator?
È l'estratto ufficiale rilasciato dall'ONRC che attesta i dati di una società nel Registro delle Imprese alla data di emissione: identificazione, sede, soci, amministratori, capitale, oggetto sociale e stato. È l'equivalente della visura camerale. Esiste anche la versione per l'autorizzazione delle attività, in sede, presso terzi o nelle unità locali.
Come si ottiene il certificat constatator dall'Italia?
Online dal portale dell'ONRC, con un account: cerchi la società per CUI o per nome, scegli il tipo di certificato, paghi la tassa ONRC e ricevi il documento in formato elettronico, firmato dal registro. Vale quanto quello cartaceo e lo mandi come file alla banca o al cliente, senza andare in Romania.
Che differenza c'è tra certificat constatator e certificat de înregistrare?
Il certificat de înregistrare è l'atto con il CUI, emesso una sola volta all'iscrizione. Il certificat constatator si emette ogni volta che serve e mostra lo stato della società alla data della richiesta. Quando qualcuno vuole la prova attuale della società, chiede il certificat constatator, non la copia del CUI.
Quale certificat constatator chiede la banca?
Di norma quello con le informazioni sulla società, emesso di recente, per vedere chi sono i soci e chi ha il potere di firma. Alcune banche chiedono anche il certificato di autorizzazione delle attività. Chiedi alla banca prima di ordinarlo; nel pacchetto Business ti aiutiamo ad aprire il conto.
Ricevo il certificat constatator alla costituzione?
Sì. Il certificat constatator di autorizzazione delle attività si emette insieme al certificato di iscrizione, sulla base della dichiarazione sotto la propria responsabilità nel fascicolo. Con Start4 prepariamo la dichiarazione con i codici CAEN scelti e il tipo di autorizzazione giusto, e in 3–7 giorni lavorativi ricevi entrambi i documenti.