Rezervare denumire firmă la ONRC: reguli, verificare și pași
Rezervare denumire firmă înseamnă să obții de la ONRC dovada că numele ales e liber și e pus deoparte pentru tine. E primul act din dosarul de înființare și cel mai des respins, pentru că numele seamănă cu unul existent. Mai jos ai regulile, cum verifici disponibilitatea, cum faci rezervarea online și ce nu verifică registrul în locul tău.
Ce este rezervarea denumirii și de ce e primul pas
Rezervarea denumirii e confirmarea scrisă a Registrului Comerțului că numele pe care îl vrei nu e folosit de altă firmă și că rămâne blocat pentru tine până depui dosarul. Documentul se numește dovada rezervării denumirii și se atașează la cererea de înregistrare. Fără el, cererea nu se depune: ONRC verifică numele înainte de orice alt act.
De asta e primul pas, nu ultimul. Numele intră în actul constitutiv, în declarațiile asociaților, în contractul de sediu și în împuternicirea pentru avocat. Dacă afli după ce ai semnat totul că numele e respins, refaci fiecare document cu numele nou. Cu dovada în mână, restul dosarului se construiește pe un nume sigur.
Pe platforma Start4 numele e primul lucru pe care îl stabilești în pasul de înființare SRL: îl verifici, adaugi variantele de rezervă și abia apoi completezi asociații, sediul și codurile CAEN. Lista completă a dosarului o ai în ghidul despre actele necesare pentru înființarea unui SRL.
Regulile: ce nume acceptă ONRC și ce respinge
Regula de bază: denumirea trebuie să se deosebească clar de firmele deja înregistrate și de cele rezervate. Nu e suficient să nu fie identică. „Alfa Construct” lângă „Alpha Construct” sau „Delta Trans” lângă „Delta Trans Impex” sunt respinse, pentru că diferența stă într-o literă sau într-un cuvânt generic. Adăugarea unui „grup”, „prod”, „com” sau a numelui orașului nu face un nume distinct.
Numele se scrie cu litere latine. Diacriticele sunt permise, dar la comparație ONRC le tratează ca pe literele de bază, deci „Șansa” și „Sansa” sunt același nume. Sufixul „S.R.L.” arată forma juridică și nu contează la distinctivitate: „Nova S.R.L.” și „Nova S.A.” intră în conflict.
Unele cuvinte cer o aprobare separată înainte de rezervare: „național”, „român”, „institut”, „academie”, „universitate” și derivatele lor, plus denumirile care sugerează o autoritate publică. Fără aprobarea autorității competente, cererea se respinge. Sunt respinse și numele care induc în eroare asupra activității, de exemplu „Bancă” pentru o firmă care nu e bancă, și numele care conțin numele unei persoane fără consimțământul ei scris.
Cum verifici dacă numele e disponibil
Ai două instrumente. Primul e portalul ONRC, unde serviciul de verificare a disponibilității îți spune dacă un nume identic sau asemănător e deja înregistrat sau rezervat. Caută nu doar numele exact, ci și variantele: fără diacritice, cu un cuvânt în plus, cu o ortografie apropiată.
Al doilea e instrumentul de verificare din formularul de înființare Start4. Compară numele pe care îl tastezi cu datele deschise ale Registrului Comerțului, îți arată data listei pe care o folosește și, dacă găsește conflicte, propune alternative libere pornind de la cuvintele tale. Îl folosești de câte ori vrei, înainte să plătești ceva.
Ambele verificări sunt indicative. Lista publică se actualizează periodic, iar rezervările depuse în aceeași zi de altcineva nu apar. Singura confirmare care contează e dovada rezervării eliberată de ONRC. De aceea pregătești trei variante, nu una, și consideri numele sigur doar când ai documentul.
Cum faci rezervarea online
Pe portalul ONRC îți faci un cont, completezi cererea de verificare a disponibilității și rezervare a denumirii și indici până la trei variante, în ordinea preferinței. Registrul verifică prima; dacă e respinsă, trece la a doua, apoi la a treia. Dovada rezervării o primești electronic și o descarci din cont.
Dacă înființezi firma prin Start4, nu ai nevoie de cont ONRC și nici de semnătură electronică. În formular indici cele trei variante de nume, semnezi împuternicirea, iar avocatul nostru depune cererea de rezervare împreună cu restul dosarului. Taxa ONRC de 152 lei e inclusă în pachet, de la 399 € cu Start; cu Business la 699 € ai și sediul social, cu Premium la 999 € pachetul complet.
Cronologia contează. Rezervarea are termen de valabilitate, deci nu o cere cu luni înainte de depunere. Noi o cerem când dosarul e complet, iar de la depunere ONRC eliberează certificatul de înregistrare în 3–7 zile lucrătoare. Traseul întreg, de la nume la CUI, e în ghidul despre înființarea unei firme în România.
Greșeli care te fac să pierzi timp
Cea mai frecventă: un nume generic pe care l-au vrut deja alte 200 de firme. „Construct”, „Trans”, „Consulting”, „Expert” sau „Solutions” combinate cu un oraș sau un prenume sunt aproape sigur luate sau prea aproape de ceva existent. Un cuvânt inventat sau o combinație neobișnuită trece din prima.
A doua: o singură variantă. Dacă e respinsă, depui o cerere nouă și pierzi zilele de așteptare. A treia: caractere speciale, simboluri, emoji sau cifre romane pe care registrul nu le poate scrie. O denumire cu litere, cifre arabe și, cel mult, punct, cratimă sau „&” trece fără discuții.
A patra: numele tău ca nume al firmei, fără să te gândești la viitor. Dacă vinzi firma, numele pleacă odată cu ea. A cincea, și cea mai scumpă: un nume identic cu o marcă înregistrată. ONRC nu verifică mărcile, deci rezervarea trece, dar titularul mărcii te poate obliga să schimbi numele și să retragi materialele. Mărcile se verifică la OSIM, nu la Registrul Comerțului.
Ce verifică ONRC și ce nu verifică
Rezervarea răspunde la o singură întrebare: e liber numele în Registrul Comerțului? Restul cade în sarcina ta sau a cuiva care lucrează pentru tine.
| Ce se verifică | ONRC verifică? | Cine verifică în locul tău |
|---|---|---|
| Nume identic sau asemănător cu o firmă înregistrată | Da | ONRC, la rezervare; Start4 preliminar, pe datele deschise |
| Nume deja rezervat de altcineva | Da | ONRC, la rezervare |
| Litere latine, sufix S.R.L., cuvinte cu aprobare | Da | ONRC; noi te avertizăm în formular |
| Marcă înregistrată identică sau similară | Nu | Tu, la OSIM, sau un consilier în proprietate industrială |
| Domeniu web .ro disponibil | Nu | Tu, la registrul de domenii .ro |
| Conturi pe rețelele sociale | Nu | Tu, pe fiecare platformă |
| Sensul numelui în alte limbi | Nu | Tu |
În pachetele Start4, verificarea preliminară a numelui, cererea de rezervare și depunerea dosarului le face avocatul cu împuternicirea. Marca și domeniul rămân verificări separate, pe care ți le recomandăm înainte de a comanda.
Nume, marcă și domeniu: trei registre diferite
Trei registre, trei verificări. Registrul Comerțului îți spune că nicio altă societate nu are numele tău. OSIM îți spune dacă cineva a înregistrat același semn ca marcă, pentru aceleași produse sau servicii. Registrul de domenii .ro îți spune dacă adresa web e liberă. Fiecare poate spune „da” în timp ce altul spune „nu”.
Ordinea practică: caută domeniul .ro și marca înainte să te atașezi de nume. Un domeniu ocupat înseamnă un site cu o adresă diferită de numele firmei, iar o marcă înregistrată de altcineva înseamnă risc de litigiu. Dacă vrei să protejezi numele, înregistrarea mărcii la OSIM se face separat, după înființare sau în paralel.
Numele firmei nu trebuie să descrie activitatea; asta o fac codurile CAEN din actul constitutiv. Poți alege un nume scurt și abstract și să pui activitatea în obiectul de activitate: cum le alegi vezi în ghidul despre codurile CAEN Rev. 3.
Poți schimba numele după înființare
Da, numele se schimbă printr-o modificare la Registrul Comerțului. Pașii sunt aceiași ca la înființare, în mic: o nouă rezervare a denumirii, hotărârea asociatului sau a adunării asociaților, actul constitutiv actualizat și cererea de înregistrare a mențiunii. La final primești un certificat de înregistrare nou, cu același CUI.
După aprobare, actualizezi numele la bancă, la ANAF, în contracte, pe site și pe documentele fiscale. Ștampilă nouă, facturi cu antet nou. Nu e complicat, dar sunt câteva zile în care firma are două nume în circulație; de aceea merită să alegi bine de la început.
Modificările de denumire, sediu, administrator sau obiect de activitate le facem prin pagina de modificări firmă, cu același avocat și aceeași împuternicire. Iar dacă abia pornești, începe de pe start4.ro: verifici numele, alegi pachetul și semnezi actele generate.
Întrebări frecvente
Pot depune dosarul de înființare fără dovada rezervării denumirii?
Nu. Dovada rezervării e prima piesă din cererea de înregistrare și ONRC o verifică înainte de orice alt act. Fără ea, cererea nu se depune. La Start4, avocatul nostru cere rezervarea și depune restul dosarului cu aceeași împuternicire, fără semnătură electronică din partea ta.
Ce înseamnă că numele e prea asemănător cu unul existent?
Că diferența față de o firmă înregistrată sau rezervată stă doar într-o literă, în diacritice, în forma juridică sau într-un cuvânt generic precum „grup”, „prod”, „com” sau numele orașului. ONRC respinge aceste variante la fel ca pe numele identice, așa că merită un cuvânt cu adevărat distinct.
Verificarea de pe Start4 garantează că numele e liber?
Nu, e o verificare indicativă. Instrumentul compară numele cu datele deschise ale Registrului Comerțului și îți arată data listei folosite, dar rezervările depuse în aceeași zi nu apar. Singura confirmare care contează e dovada rezervării eliberată de ONRC; de aceea pregătești trei variante.
Câte variante de nume pot indica la rezervare?
Până la trei, în ordinea preferinței, atât pe portalul ONRC, cât și în formularul de înființare Start4. Registrul verifică prima variantă și, dacă e respinsă, trece la următoarea. Cu o singură variantă respinsă, depui o cerere nouă și pierzi zilele de așteptare.
Rezervarea denumirii la ONRC îmi protejează și marca?
Nu. Rezervarea împiedică doar înregistrarea altei societăți cu același nume în Registrul Comerțului. Marca se înregistrează separat la OSIM, iar domeniul .ro la registrul de domenii. Verifică-le pe amândouă înainte să alegi numele, ca să nu fii obligat să îl schimbi mai târziu.